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行动学习与组织发展(连载-8)

General Electric (GE) 宣布行动学习是将GE 改变成“具有全球思想、并能快速转变组织”的 主要策略。


行动学习小组是建立于解决组织真实、相关和需要做决定的问题之上的。形式可以不同,但一般上的来自两个五到七人的小组共同解决问题,由于GE的不同单位和职务。公司形成好几个行动学习项目,提供机会给予参与者对策略、领导和团队技能等问题做出反应,同时参与者也反映总共的学习经验。


除了团队建设,行动学习也给予GE的参与者一个处理多元文化和全球问题的结构。全球性的行动学习团队通常把焦点放在为公司寻求有潜能的新市场。在德国黑得堡 (Heidelberg) 进行为期两个星期的执行发展课程当中,行动学习小组用了整个星期建立有效的团队和领导,并和欧洲的商业领袖、评论员以及法国、德国和瑞典的政府官员会面。


在第二个星期,注意力就转移到GE的项目-塑料、灯光设备和电器的分布以及控制的事务上。一个行动学习团队着手于欧洲的灯饰策略,采用了匈牙利的钨和英国像刺一样的灯饰,结果GE在西欧顾客灯饰市场的份额带来急速提升,在18个月内从2%升到18%,那个团队受鼓励寻找创新的方法,通过新方法来增加价值,使GE有效地扩大了市场、零售商和顾客群体。


参与者也游历欧洲,进行访问,并获得直接的经验。通过游历,他们了解了当地的文化、语言、货币、法制和顾客的偏好。访问后,参与者互相听取彼此的报告,同时也准备他们最终的报告,以便呈现给GE的管理高层,包括主要执行长,Jack Welch在内。

James Noel, GE的教育执行经理表示行动学习是GE成功的关键,它使“参与者在学习过程中活化同伴”。

由于团队的项目提供价值于GE的营业,这带来即时的投资回报。同时表明了行动学习也是处理领导和团队问题的可行工具。


组织结构和制度

序论

首先,我们必须说明组织这含义不明确的字眼。组织通常是用来形容完整的工作单位-进行营业的公司或为公众服务的政府部门。

在这里,我们将更准确地说明什么是组织,包括其结构和制度。

我们将会谈到组织的三个主要因素-环境、资源和策略。

然后我们开始介绍四个组织内在成分-主要任务、结构、人们和制度。最后我们显示这些因素和成分怎样相连。


当阅读时,你可以思考你现今处在的组织状况。

阅读指导

1.阅读以下的内容,记下你赞同的观点。

2.阅读所列出的额外参考书

3.思考以下的问题,准备与别人讨论:

依照本文中的主题,确定你组织和你工作单位的主要特征;

成功组织的结构是怎样的?你组织的结构是否妥当?

成功组织的人们有什么特征?

组织如何有效地协调工作?

组织课题的简述

经理的基本工作是策划组织的内部,以便更能符合有效操作的需求。

组织的三个主要因素是:环境、可获得的资源、组织的策略。


在策划组织内部时,经理必须考虑四个成分:主要任务、组织结构、组织制度、人们/职员。

每一个元素都有交互作用,而经理必须找出适合组织操作的方式。

设计关键任务的结构

任务专门化 

任务专门化带来重要的好处,因为这可使生产素质标准化。除非素质达到可接受的水平,否则大量生产的方法是不可行的。 

分配工作是不可避免的结果。通常这将使到个人操作的工作减少-比方说,一个餐厅侍应生不必顾虑购买和准备事物,他/她只须负责招待。当工作种类越多时,个人的工作就变得更专业。即使在小型的部门,一个人的工作可以完全地和他的同事不同。


严重来说,不当的工作分配可以导致不良的效果。因此,经理就有重任去策划组织的任务,以便得到平衡。 

工作如何被分配? 

基本上有两个标准。一个是有关操作的结果,另外一个是有关操作所需的功能。结果的标准包括产品、市场和区域。功能的标准包括营业、管理和技术。 

很多大组织的惯例是不同的阶层有不同的准则。所采用的方法是为了应对组织所面对的多样性。因此,如果组织要进军好几个不同的市场,它的内部结构则需要能够符合这种多样性。但是,如果只是单一直接的市场,组织结构则是围绕多元化的功能。经理的目标,就是要建立适合组织背景的结构。 


其他的组织结构 

结构是依照需求而定的,也因时间而改变;结构也可能因为决策者的观念和能力而改变。组织结构可依照以下的方式而制定:产品、区域、市场、功能、技能。 

通常,一个组织将会存在好几种结构。两个美国研究员 Lawrence & Lorsch,曾经比较过成功和不成功的组织之分别。成功组织策划结构时有四种明显的方法。 


成功组织的如何结构 

1.成功的组织明确地定出主要任务和分配完成任务的责任。他们建立适合完成任务的结构,这结构使到工作和任务之间有明确和密切的关系。 

2.成功的组织根据确实的资讯分配工作。因此,他们可能会分开市场角色和行销角色,因为两者都在不同的环境下工作。 

3.成功的组织根据时间和回馈分配任务。在一间行销组织,他们可能会分期生产新产品。然而,从中得到回馈的时间可能有所不同。广告部的回馈可能需要好几个月,行销部门的回馈可能在同一天或一星期内。 

4.成功的组织把注意力放在计划和管控他们任务的主要事项。有了明确的任务和完成任务的结构,组织把焦点放在这些真正重要的事项。如果主要任务是在限期内完成生产,那么他们将注意完成的时间,品质和数量。如果主要任务是市场的成长,他们将注意市场的区分。 


策划主要任务的结构 

一间组织的结构显示出它分配工作和责任的方法。我们经常把在人群中分配工作当场正常的事而忽略了它的重要性。分配工作是经理最基本的任务,他没有开始管理至到分配了每个人的责任和工作。 

组织结构通常有三个共同的结果准则。产品通常是多样化的,或它们是属于不同组别的。因此,依照产品结果准则必须能符合产品的多元性。这也可能是一个管理不同产品的方法。但是问题的关键还是有赖于什么产品。 

如果只有一种产品,这就需要市场有更多样化。市场划分将提供管理不同市场不同产品的方法。但是在处理多元市场时,其他问题还是会存在。 


第三种结果标准-区域划分在大组织是很普遍的。需要区域划分是因为区域之间的基本分别-文化、气候、经济或其他。区域划分可以使到管理变得容易因为地理的分化。依照区域而组织可以解决很多问题。 

这三种方式-产品、市场和区域-是结果的准则。

但是,对于一间只制造一个产品,只买给一个顾客或一个地方的公司,这些准则就显得没什么关系。由于缺乏多元性,这类型的公司极大可能将根据功能的准则-营业、管理或技术。组织将决定那一个事项面对最多的多样化,和用它作为分配工作的基础。无论如何,即使在最简单的案例中,公司将会面对组织问题。把重点放在技术研究上,将会导致营业和管理 的功能被忽视了。

有一些组织,同时面对多方面的多样化,使到工作分配必须使用以上所有的准则。这导致矩阵模式组织(Matrix Organization) 的形成。但是要让矩阵模式的组织实际可行,需要为很多主要任务定义,谁应该进行怎么样的工作,和协调工作的制度或系统。


一间组织的经理决定它的结构,尝试处理结果和功能的多样性。在这么做事的当儿,他无可避免地面对问题而需要协调系统来解决。

“什么是我们最好的结构?”经常不只是一个答案。

协调的系统 

当工作分配得越多时,部门和其他组织单位,更需要协调,以便达致组织目标。在可预测的环境下,经理可以预先通过计划书、政策、条规和制度协调。在不明确的环境下,协调通常是通过操作单位之间的沟通和资讯分享而获得。沟通可以通过协调者、正式/非正式管道或设定的特别任务小组/项目队伍获得。

在成功组织的人员

1.成功的组织确保它的人员拥有能够进行他们工作的技能和知识。有时候,一个人的升职是根据他成功完成任务的表现,却很少考虑到他处理新任务时所需的知识和技能。行销能力不同于行销管理能力,很好的生产计划者可能不是一个很好的生产管理者。当缺乏技术时,培训就有必要。


2.成功的组织选择准备接受因结构化工作而约束的人员,以及能够独立处理工作定义明确的人员。一些工作是有高度的结构化和系统化,需要服从正式的常规。成功的组织就具有那些随时准备接受约束的人员。例如飞机师,就必须服从所定下的程序和命令。另外一些工作则是没有结构化,没有正式的系统或常规。在这一方面,成功的组织充满着独立工作的人们,准备接受挑战。有一些市场工作就是如此。

3.成功的组织选择有足够自信处理不确定因素的人员。有些人不喜欢在不确定的环境下工作,他们很难适应这种模糊的情况。这些的人比较喜欢常规、可预见和明确定义的工作。所以,, , , 这就是分别直销人士的成功和一般的生产操作人员。

4.成功的组织人们把注意力放在工作上真正重要的事项。这是很重要的,但却被一些组织忽略。成功的行销部门仅把焦点放在赚取最高的盈利,成功的研发部仅把焦点放在达致研发的目标,而不是其他的周边事项。他们不会因为其他更有趣的事情(但不相关的)而转移目标。


有效的组织如何协调

1.有效的组织在平衡的状况下是通过计划书协调。他们有很强的计划制度。他们没有浪费时间或资源在操作不需要的系统。人们会因为浪费时间在无意义的会议上而感到沮丧。

2.如果身在不确定的环境,有效的组织也会通过回馈设定协调的方法。在不确定和充满变化的环境下,回馈补充了通过计划协调的方法。成功的组织用不同的方法协调不同的情况。

3.协调的活动更多样化,就需要更多的时间管理。监督20位同样工作的员工可能只是一件小事,但是要协调20位进行专门工作的资深执行员就不见得是件容易的事。


4.有效组织的经理用更多的努力在协调,以便他们的下属可以独立地工作。如果每一个员工的工作都得依赖他人的工作进展,这可能是经理协调得不好。

5.有效的组织辨认对他们成功很重要的关系。他们使这些关系达致坚固的协调。由于每一个组织的操作背景不同,有些关系尤其重要。这可以是生产和行销,工程和生产或市场研究和广告之间的关系。

6.有效的组织根据主要任务解决冲突。一项无可避免的分工结果是组织单位之间的冲突。解决冲突的方法可以明显地分辨有效和无效的组织。如果保持产品的品质是最重要的,那么品质管理将是解决生产部和行销部之间冲突的根据。

7.有效的组织面对冲突,而不是逃避问题,也不装作平静,让大家都开心。冲突产生的基础被公开地分析,然后实行最佳的解决方案。





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